Hızlı ve etkili iletişim, özellikle hibrit çalışma düzeni için kritik öneme sahiptir. Başarı ve verimliliği istikrarlı bir şekilde sürdürebilmek için işletmelerin çoğu bir bulut sohbet çözümüne güvenir. Tek bir tıklamayla ekran görüntüleri, belgeler ve dosyalar göndermenin yanı sıra video ve telefon görüşmeleri başlatma özelliğiyle de sohbet, her ölçekteki kuruluşlar için güçlü bir işbirliği aracıdır. Ancak sohbet gibi daha kolaylaştırılmış bir çözüm bile şirketiniz büyüdükçe size yetmeyebilir.
Zoom, değişen ve gelişen dünyada daha fazlasını yapmanıza yardımcı olacak en iyi sohbet uygulamalarını ve en sevdiğiniz Zoom Chat profesyonel ipuçlarını bir araya getirdi.
1.) Düzenli Kalın
Sohbet, kurumunuzda ki bireyler ve ekiplerle iletişim kurmanın etkili bir yoludur. Ancak sohbetlerinizi bir düzende ilerletmezseniz, önemli konuşmaları veya sık etkileşimde bulunduğunuz kanalları bulmak ve takip etmek zor olabilir.
Bu önemli konuşmaları parmaklarınızın ucunda tutmak için ne yapabiliriz?
- En sevdiğiniz sohbetleri ve kanalları, bölümlerinin en üstünde tutmak için yıldızlayın.
- Sık sık gereksiz bilgileri silin, artık işinize yaramayacak eski sohbetleri ve kanalları silin. Bir kanalınız varsa, proje tamamlandığında ya da artık sizinle alakalı değilse onu silmekten çekinmeyin.
- Çok sayıda grup sohbetinden kaçının, oluşturulan adsız grup sohbetlerini daha sonra bulmak zor olabilir. Sürekli iletişim gerektiren projelerde amacın net olması ve kanalın bulunmasının kolay olması için kısa bir başlık ve açıklama içeren sohbet kanalları oluşturun.
Zoom’dan profesyonel ipucu : “Benim için önemli olacağını düşündüğüm konuşmalardan emin olmak için ‘yıldızlı’ kanallarımı ve sohbetlerimi düzenli olarak temizliyorum, sohbetin aktif olduğu kanallarda bildirimleri devre dışı bırakıyorum”. –Heidi E.
2.) Aramayı Ve Kısa Yolları Kullanın
Dosyalar, sohbet yoluyla gelen kişiler gibi sürekli bilgi akışının olduğu sohbet kanallarında iyi bir arama aracı en yakın arkadaşınızdır. Sohbetleri, dosyaları, kanalları ve kişileri kolayca bulmak için CTRL+F özelliğini kullanarak arama işlevinden yararlanın. Ayrıca, aramanızı sadece sizden bahsedilenleri içerecek şekilde daraltabilir veya yalnızca yer işaretli sohbetlerinizi ve dosyalarınızı arayabilirsiniz. Bu, aradığınızı bulabilmeniz için diğer sohbetlerdeki bilgileri filtrelemeye yardımcı olur.
Zoom’dan profesyonel ipucu : “Konuşmanın gerçekleştiği mesajlaşma dizisini, mesajı ve aradığım belgeleri bulmak için ‘CTRL+F’ kısaltmasını seviyorum”. –Farsad H.
3.) Sınırları Oluşturun
Mobil cihazınızdan sohbet etmenin kesinlikle artıları ve eksileri vardır. İş arkadaşlarınızla hemen hemen her yerden istediğiniz zaman iletişim kurabilirsiniz. Bununla beraber, sürekli mesaj akışı gününüzü bozabilir veya kişisel yaşamınızı etkileyebilir.
Neyse ki, sohbet özelliklerini kendi yararınıza kullanabilir, iş ve yaşam dengenizi yeniden kurabilirsiniz:
- Hemen yanıt vermek zorunda hissetmeyin : Diğer kullanıcılara uygun olmadığınızı belirtmek için bildirimlerinizi devre dışı bırakabilir veya durumunuzu Rahatsız Etmeyin olarak ayarlayabilirsiniz. Bu özellik, odaklanmanız için gereken zamanı ve alanı elde etmenize yardımcı olur.
- Bildirimlerinizi yönetin : Çalışırken veya molalarınızda dikkatinizin dağılmasını önlemek için sadece acil ve önemli mesajları ayırt edebilmeniz için bildirimlerinizi özelleştirin ya da sizin için önemli olmadığını düşündüğünüz sohbet kanallarını sessize alın. Zoom’dan profesyonel ipucu : “Bildirimleri kapatıyorum ve yalnızca benim için önemli olan kanallar ve sohbetler için bildirimleri etkinleştiriyorum. Böylece sadece ilgilenmem gereken mesaj trafiğini oluşturuyorum.” –Dan H.
-
4.) Entegrasyonlardan Yararlanın
Sohbetin yanı sıra, favori uygulamalarınız arasındaki geçiş miktarını en aza indirmek ve verimliliği artırmak için uygulama entegrasyonlarını kullanın. Örneğin, Zoom için bir takvim entegrasyonu ile size takvim üzerinden gelen toplantı talebi ya da etkinliğine katıldığınızda durum otomasyonu sizi müsait değil olarak gösterir.
Ayrıca, Jira uygulamasında takip ettiğiniz belirli projeler için otomatik olarak bildirim almak ve göndermek Jira Bildirimleri gibi uygulamalardan da yararlanabilirsiniz.
Zoom’dan profesyonel ipucu : Zoom ile Google Takvim entegrasyonu, işleri halletmek ve kendinize zaman ayırmak için mükemmel. Bir projeye odaklanmak veya bir görevi tamamlamaya odaklanmak için bir saate ihtiyacım olduğunda Google Takvimimde bir etkinlik ayarlıyorum ve Zoom Chat hesabım otomatik olarak pasif duruma geçerek odaklanmama engel olacak kesintileri önlüyor.” –John M.
5.) İyi Eğlenceler!
İş gününüze biraz eğlence katmanıza, açık ve özgür bir şekilde fikir alışverişinizi kolaylaştırmanıza ve takım kimyasını güçlendirmenize yardımcı olur. Bu birbirine bağlı çalışma alanı topluluğunu oluşturmak ve iş arkadaşlarınızla biraz eğlenmek için yemek pişirmek, müzik, yerel buluşmalar, okuma veya oyun oynama gibi ilgi alanları için kanallar başlatın.
Emojiler ve GIF’ler gibi sohbet özelliklerini, günlük konuşmalarınızı eğlenceli hale getirmek ve kendinizi daha iyi ifade etmek için kullanabilirsiniz. Zoom Chat’te emoji simgesine ardından kalp simgesine ve ardından Emojiyi Düzenle-Yükle’ye tıklayarak kendi emojinizi bile yükleyebilirsiniz.
Zoom’dan profesyonel ipucu : “Bir ekibi bira araya getirmek için gerçekten iyi bir GIF’in gücünü asla küçümsemeyin! En sevdiğiniz GIF’leri Zoom Chat’teki ‘Kayıtlı Emojileriniz’e yükleyin! Beğendiğiniz GIF’in üzerine gelin sağındaki üç noktaya tıklayın ardından ‘Emojiyi Ekle’yi tıklayarak kaydedin. GIF’lere kolayca erişebilmeniz için kalp simgesinde saklanacaklar.” –Rhonda H.
Bonus Zoom Profesyonel İpuçları
Zoom ekibinden birkaç kullanışlı sohbet ipucu daha: - Ekran görüntüsü notu : “Dahili ekran görüntüsü notu benim için ezber bozan bir şey. Bir ekran görüntüsüne açıklama eklemeyi ve hiçbir şey yüklemeden Zoom Chat aracılığıyla göndermeyi seviyorum.” –David B.
- Bana bildir : “Hızlı bir ipucu, konuşmam gereken kişiler hakkında ‘Müsait olduğunda bana bildir’ seçeneğini seçmektir.” –Dan J.
- Mesaj sabitleme : “Bir projectchat’teyseniz ve tarihler, POC’ler vb. söz konusu projeler için uygulaması çok kolay bir şey.” –Killian M.